TenneT voerde na een aantal verkenningen een haalbaarheidsstudie uit om de meest geschikte locaties voor het hoogspanningsstation te bepalen. De studie bracht vier opties in beeld, waaronder de locatie in Westerwolde. “Toen TenneT vervolgens bij onze gemeente op de lijn kwam, besloten we al vrij snel met het bestuur dat we ervoor moesten gaan”, vertelt Geert Metselaar die als projectadviseur betrokken was bij de gemeente. “De vraag die wij ons stelden was heel simpel: hebben we belang bij een groot ‘stopcontact’ bij ons bedrijventerrein? Het antwoord was overduidelijk ja.”
Er waren twee startgesprekken die het voortraject duidelijk hebben verkort. Allereerst een overleg op bestuurlijk niveau tussen provincie en gemeenten Stadskanaal en Westerwolde. Hierin spraken de bestuurders af dat ze mee zouden werken aan een station in deze regio en dat ze korte lijnen zouden hanteren wanneer zich problemen zouden voordoen. Het tweede was tussen de gemeente en TenneT. “Bij onze eerste ontmoeting met TenneT hebben we bij wijze van spreken op een bierviltje de eerste informele afspraken voor een samenwerkingsovereenkomst vastgelegd”, vertelt Geert. “Dat kan ik iedereen aanraden, want het zorgt ervoor dat je veel sneller uit de startblokken komt. Eén van de grootste stommiteiten die je bij dit soort trajecten kunt begaan is dat je als
gemeente of andere overheid zegt: ” uw aanvraag maar in en dan gaan wij die wel beoordelen”. Dat leidt tot zinloos tijdverlies en kans op een minder soepele samenwerking. Nu konden we heel snel schakelen.”
“Belangrijk om te weten is dat bij projecten van deze omvang de rijkscoördinatieregeling geldt”, legt projectleider Licensing grote projecten Jurian Lier van TenneT uit. “Hierdoor ligt de bevoegdheid officieel bij het Rijk. Er is vrij sne lsamen besloten om die bij de gemeente onder te brengen. Dit zorgt ervoor dat de gemeente de ruimtelijke procedures gewoon zelf kan doorlopen en we voor vergunningen en dergelijke alleen met de gemeente te maken hebben. Voordeel hiervan is dat de lijnen kort zijn en er veel minder afstand tot bijvoorbeeld omwonenden en bedrijven is. Terwijl toch alle benodigde gebiedskennis aan tafel zit.”
Die korte lijnen vormen de basis voor een pragmatische, transparante aanpak.
Metselaar: “We stemmen goed af over hoe en wanneer we naar buiten willen met
informatie en TenneT communiceert vervolgens alle stappen heel duidelijk. Dit zorgt voor vertrouwen en begrip bij zowel gemeente als omwonenden en bedrijven. Omdat iedereen dezelfde informatie heeft en betrokken wordt bij belangrijke beslissingen, ontstaat een breed draagvlak voor het project. Zo konden omwonenden al in een vroeg stadium hun wensen en zorgen uiten bij een landschapsatelier voor de inrichting van het landschap rondom het station.”
Een andere, belangrijke succesfactor is dat TenneT relatief veel ruimte van de gemeente krijgt. Zo hoeft BAM niet telkens voor werkzaamheden opnieuw een vergunning aan te vragen en is er een tijdelijke vergunning voor werken rondom het terrein. Geert: “We hebben bewust een ruime vergunning gegeven. Bij zo’n groot project weet je namelijk niet op voorhand wat er nodig is en wat er allemaal moet worden geregeld tijdens de bouw. Daarmee voorkom je tijdverlies en jaag je beide partijen niet zinloos op kosten. Anders hou je elkaar bezig met een groot risico van uitloop op de planning.”
Metselaar speelde een belangrijke rol als schakel tussen TenneT en het gemeentebestuur, zegt Annemiek Berends, lead Licensing grote projecten van TenneT. "Geert was ons vaste aanspreekpunt en een fijne ingang richting het bestuur. Hij zorgde ervoor dat beslissingen snel op bestuurlijk niveau werden besproken, informatie helder werd overgebracht en we eventuele knelpunten direct konden aanpakken. Daarnaast was zijn netwerk binnen de regio en zijn benadering
van omwonenden en bedrijven belangrijk en vertrouwenwekkend. Dat is denk ik de belangrijkste reden dat we geen enkel bezwaar of zienswijze hebben ontvangen van bedrijven en omwonenden op het plan en de werkzaamheden. Een unicum!”
- Maak aan de voorkant een soort ‘letter of intent’ waarin alle partijen met elkaar concrete en ‘harde’ afspraken maken.
- Zorg voor korte lijnen tussen alle betrokken partijen. Beslissingen worden sneller genomen als er direct contact is tussen de relevante partijen.
- Werk met een vast aanspreekpunt/ adviseur die rechtstreeks contact heeft met alle betrokkenen en blijf weg van formele overleggen en werkgroepen.
- Regel niet meer dan nodig is. Als je gaat werken met alle regels die elders eerder zijn ontworpen en gebruikt, is de kans groot dat je ook regels opneemt die feitelijk geen functie hebben maar wel zorgen voor vergunningstrajecten en procedures.
- Maak gebruik van het werk dat bijvoorbeeld al door een andere gemeente ineen soortgelijk project is gedaan. Door Westerwolde is gebruik gemaakt van een bestaande kostenbegroting.
- Regel een tijdelijke vergunning voor tijdens het bouwen voor de ruimte net buiten het terrein.
- Laat dingen die niet meteen opgelost hoeven te worden liggen tot er een oplossing voor is, en probeer zoveel mogelijk parallel te werken. Bij dit project is bijvoorbeeld afgegraven grond tijdelijk naast het terrein opgeslagen.
- Neem omwonenden vanaf het begin goed mee, waardoor je eventuele zorgen en bezwaren vroegtijdig kunt adresseren en het draagvlak versterkt. Doe dit via het informele circuit en niet via grote sessies met dorpsraden of iets dergelijks.
- Organiseer informele gesprekken en bijeenkomsten. Door ook buiten de officiële vergaderingen om met elkaar te praten, ontstaat er meer begrip en vertrouwen.
- Maak gebruik van standaardisatie indien mogelijk. Het gebruik van modulaire bouwmethoden en gestandaardiseerde procedures zorgt voor voorspelbaarheid en efficiëntie in het proces. Dit verlaagt de kosten en verkort de doorlooptijd.